Zapier, Make und n8n tun auf den ersten Blick dasselbe: Sie reichen Daten von einer App an die nächste weiter. Die Unterschiede stehen auf der Rechnung und im Rechenzentrum.

Was brauchst du wofür?

Die drei Werkzeuge lösen dieselbe Aufgabe. Die Wahl hängt daran, wie viel du selbst betreiben willst und wo die Daten liegen sollen.

Du möchtest …	Naheliegend	Mehr dazu
zwei Apps schnell verbinden	Zapier Free	Tarife
mehrstufige Abläufe ohne Betrieb	Zapier Professional	Tarife
Hosting in der EU	Make oder n8n Cloud	Vergleich
selbst betreiben	n8n	Vergleich

Zapier stammt von der Zapier, Inc., einer Gesellschaft nach dem Recht des US-Bundesstaats Delaware mit Anschrift in San Francisco. Der Hersteller beschreibt sich inzwischen als Plattform für „AI workflows and agents“ und nennt über 9.000 angebundene Apps (Stand 11. Oktober 2026).

Wie Zapier funktioniert

Zap, Auslöser, Aktion

Ein Ablauf heißt bei Zapier Zap. Er beginnt mit einem Auslöser (Trigger), zum Beispiel einer neuen Zeile in einer Tabelle oder einem ausgefüllten Formular. Danach folgen eine oder mehrere Aktionen: eine E-Mail verschicken, einen Eintrag anlegen, eine Nachricht senden.

Dazwischen kannst du Filter setzen und den Ablauf verzweigen. Zapier nennt die Verzweigung Paths. Beides gibt es laut Preisseite erst ab dem Tarif Professional.

Ein Zap tut bei jedem Lauf dasselbe. Was sich ändert, sind die Daten, die hindurchlaufen.

Was als Task zählt

Die Abrechnungseinheit ist der Task. Zapier definiert ihn so: „A task is any successful action that runs in Zapier.“ Laut Hilfeseite zählen nicht:

der Auslöser
Filter und Paths
eingebaute Helfer wie Formatter und Delay sowie Schritte für Zapier Tables und Forms
Schritte, die mit einem Fehler abbrechen

Ein Zap mit einem Auslöser und drei gewöhnlichen Aktionen verbraucht also pro Lauf drei Tasks, wenn alle Aktionen gelingen.

Einige Bausteine kosten laut derselben Hilfeseite mehr als einen Task:

Zapier MCP: 2 Tasks je erfolgreichem Aufruf
KI-Schritte (AI by Zapier): je nach gewählter Modellstufe
Code-Schritte: mehr als 1 Task, wenn du die Laufzeit verlängerst
Lead Router: 5 Tasks je verteiltem Kontakt

Zapier Agents laufen über ein eigenes Kontingent und verbrauchen keine Tasks.

Schematische Grafik mit drei Zeilen. Jede Zeile zeigt denselben Ablauf aus vier Punkten: „Auslöser“, „Schritt 1“, „Schritt 2“, „Schritt 3“. Zeile „Zapier“: der Auslöser ist ein leerer grauer Ring, die drei Schritte sind gefüllte salbeigrüne Kreise, rechts steht „3 Tasks“. Zeile „Make“: alle vier Punkte sind gefüllt, rechts steht „4 Credits“. Zeile „n8n“: alle vier Punkte liegen in einem gemeinsamen salbeigrünen Rahmen, rechts steht „1 Ausführung“. Legende: gefüllter Kreis „wird gezählt“, leerer Ring „wird nicht gezählt“, Rahmen „zählt als ein Lauf“ — Derselbe Ablauf mit drei gewöhnlichen Schritten, drei Zählweisen: Zapier zählt die Aktionen, Make jeden Modullauf, n8n den ganzen Lauf. Eigene Darstellung nach den Definitionen der Hersteller

Mehr als Zaps

Rund um die Zaps hat Zapier weitere Bausteine gebaut. Die Website nennt unter anderem:

Tables: Tabellen, die deine Zaps lesen und beschreiben
Forms: Formulare, die einen Zap auslösen
Agents und Chatbots: KI-Assistenten für eigene Aufgaben und für Kundenfragen
Copilot: ein Assistent, der beim Bauen von Zaps hilft
Zapier MCP: macht die angebundenen Apps für einen KI-Chat nutzbar. MCP (Model Context Protocol) ist ein offener Standard, über den KI-Modelle Werkzeuge ansprechen

Produktabbildung von Zapier, englisch. Links ein Fenster „AI Assistant“ mit den Abschnitten „What went wrong“ und „What changed“: Ein Lauf hatte keine zuständige Person, der nächste Schritt brach ab; ergänzt wurden eine Verzweigung und ein Schritt „Skip Slack notify“. Rechts ein Ablauf als Kette von Kästen: „Zendesk, Post internal note“, darunter „Control Flow“ mit der grünen Marke „Added“, dann zwei Wege mit „Slack, Find Slack User“ und „Slack, Notify assignee in Slack“ auf der einen und „Skip Slack notify“ mit der Marke „Added“ auf der anderen Seite. Oben rechts der Schalter „Agent managed“ auf „On“ — So zeigt Zapier das eigene Produkt: Ein KI-Assistent erklärt einen Fehler und baut den Ablauf um. Bild: Zapier, Werbeabbildung von der Website, kein eigener Bildschirm

Das Bild ist eine Werbeabbildung des Herstellers. Es zeigt, wohin Zapier das Produkt entwickelt, und ist kein Beleg dafür, wie gut das im Alltag klappt.

Wofür Zapier taugt und wofür nicht

Gut geeignet für

einfache Verbindungen zwischen verbreiteten Apps, ohne Server und ohne Installation
wenige Läufe im Monat mit wenigen Schritten
einen ersten Eindruck davon, was Automatisierung für dich leisten kann

Weniger geeignet für

viele Läufe mit vielen Schritten: Jede Aktion kostet einen Task
Abläufe, deren Daten in der EU gespeichert bleiben sollen
alle, die ihre Automatisierung selbst betreiben und kontrollieren wollen
Abläufe, deren Ergebnis niemand prüft. Ein Zap wiederholt auch seine Fehler bei jedem Lauf

Was kostet Zapier?

Die Tarife laut Hersteller, Stand 11. Oktober 2026, in US-Dollar. Die Preise gelten je Monat, jeweils für die kleinste Stufe des Tarifs. Vor einer Entscheidung auf der Preisseite prüfen.

Tarif	Preis pro Monat	Tasks pro Monat
Free	0	100
Professional	19,99 jährlich, 29,99 monatlich	ab 750
Team	69 jährlich, 103,50 monatlich	ab 2.000
Enterprise	auf Anfrage	individuell

Mehr Tasks kosten mehr: Professional mit 10.000 Tasks liegt laut Preisseite bei 129 US-Dollar im Monat bei Jahreszahlung und bei 193,50 US-Dollar bei monatlicher Zahlung. Zahlen kannst du auch in Euro, umgerechnet zum Kurs am Zahltag. Neue Konten können Professional laut Preisseite 14 Tage ohne Kreditkarte testen.

Grenzen des kostenlosen Tarifs: nur zweistufige Zaps (ein Auslöser, eine Aktion), keine Filter, keine Paths, keine Webhooks. Zapier fragt bei vielen Apps in Abständen nach neuen Daten: im Free-Tarif alle 15 Minuten, bei Professional alle 2 Minuten.

Was passiert, wenn die Tasks aufgebraucht sind?

Das hängt von einer Einstellung ab, die Zapier „pay-per-task“ nennt.

Eingeschaltet: Die Zaps laufen weiter, zusätzliche Tasks werden teurer berechnet. Laut Preisseite zum 1,25-Fachen des Grundpreises bei Jahreszahlung und zum 2,5-Fachen bei monatlicher Zahlung. Beim Dreifachen deines Kontingents ist Schluss bis zum nächsten Abrechnungszeitraum
Ausgeschaltet: Zapier hält neue Läufe an, bis der Zeitraum neu beginnt

Prüfe die Einstellung, bevor du einen Ablauf mit vielen Läufen eingeschaltet lässt. Sonst erfährst du es über die Rechnung.

Wie unterscheidet sich Zapier von Make und n8n?

Werkzeug	Gezählt wird	Hosting laut Hersteller
Zapier	erfolgreiche Aktionen	AWS, USA
Make	jeder Modullauf	AWS, EU oder Nordamerika
n8n	ganzer Lauf	Cloud in der EU oder eigener Betrieb

Abrechnung

Zapier zählt Tasks, also erfolgreiche Aktionen. Der Auslöser kostet nichts, manche Bausteine kosten mehrere Tasks, siehe Was als Task zählt.

Make rechnet seit dem 27. August 2025 in Credits ab, vorher hießen sie Operations. Laut Make verbraucht jede Aktion eines Moduls in der Regel einen Credit, auch der Auslöser, wenn er nach neuen Daten sieht. Manche KI-Funktionen kosten mehr.

n8n zählt Ausführungen: „An execution is a single run of your entire workflow.“ Ein Ablauf mit zwanzig Schritten kostet so viel wie einer mit zwei.

Ein Rechenbeispiel als eigene Ableitung aus den Preisseiten, Stand 11. Oktober 2026: Der Ablauf aus der Grafik oben läuft 2.500-mal im Monat. Alle drei Schritte sind gewöhnliche Aktionen ohne KI, ohne Code und ohne MCP.

Zapier: 7.500 Tasks. Mit KI-Schritten oder MCP-Aufrufen wären es mehr. Die Stufe mit 10.000 Tasks kostet 129 US-Dollar im Monat bei Jahreszahlung
Make: mindestens 10.000 Credits. Der Tarif Core mit 10.000 Credits kostet 9 US-Dollar im Monat. Sieht der Auslöser regelmäßig nach neuen Daten, kommen Credits für diese Prüfungen dazu
n8n: 2.500 Ausführungen. Der Tarif Starter enthält genau so viele und kostet 20 Euro im Monat bei Jahreszahlung

Die Zahlen zeigen die Richtung, kein Urteil. Tarife unterscheiden sich in Funktionen, Zahl der Nutzer und Support, und ein Ablauf mit einem Schritt oder mit KI-Schritten verschiebt das Bild deutlich. Rechne mit deinem eigenen Ablauf.

Oberfläche

Zapier stellt einen Ablauf als Kette von Schritten untereinander dar. Make zeigt ihn als Zeichnung auf einer Arbeitsfläche und beschreibt sich selbst als „visual AI automation platform“. n8n arbeitet ebenfalls mit einer Arbeitsfläche. Was dir besser liegt, ist Geschmackssache und kein Qualitätsmerkmal.

Zahl der Anbindungen

Die Hersteller nennen selbst: Zapier über 9.000 Apps, Make über 3.000, n8n über 2.000 (Stand 11. Oktober 2026 für Zapier und Make, 9. Oktober 2026 für n8n). Die Zahlen sagen nichts darüber, wie tief eine einzelne Anbindung reicht. Prüfe vor der Entscheidung, ob deine Apps dabei sind und ob die Aktion, die du brauchst, angeboten wird.

Betrieb und Lizenz

Zapier und Make sind gehostete Dienste. Für Zapier findet sich auf den Seiten des Herstellers weder eine Variante zum Selbstbetreiben noch eine offene Lizenz für die Plattform (Stand 11. Oktober 2026).

n8n gibt es als Cloud-Dienst und zum Selbstbetreiben. Das sind zwei getrennte Fragen:

Lizenz: Der Quellcode ist einsehbar und steht unter der Sustainable Use License. n8n nennt das „fair-code“. Die Lizenz erlaubt die Nutzung für eigene interne Geschäftszwecke und schränkt die Weitergabe ein. Open Source im Sinn der Open Source Initiative ist das nicht
Selbstbetrieb: Die Community Edition läuft ohne Lizenzschlüssel auf eigener Technik. Updates, Sicherungen und Schutz nach außen liegen dann bei dir

Mehr dazu steht im Eintrag zu n8n.

Was passiert mit deinen Daten?

Wo liegen die Daten?

Zapier schreibt: „Zapier hosts data in AWS servers located in the United States, including customers’ personal data and the data that is processed on behalf of customers.“ Auf die Frage, ob sich Daten nur in der EU speichern lassen, antwortet Zapier: „Zapier does not support this option.“

Unabhängig davon gilt wie bei jedem dieser Werkzeuge: Ein Ablauf schickt Daten an die Apps, die du anbindest. Wo diese Apps speichern, entscheidet deren Anbieter.

Werden deine Daten zum Training genutzt?

Laut Sicherheitsseite von Zapier nicht: „We don't train on the data that runs through your workflows, on any plan.“ Zapier behält sich vor, aus dem Aufbau von Abläufen zu lernen, also aus der Struktur, nicht aus den Inhalten. Enterprise-Konten sind davon automatisch ausgenommen, alle anderen können per Formular widersprechen.

Die Rechtstexte von Zapier formulieren das an anderer Stelle etwas anders und sprechen vom Widerspruch gegen die Nutzung von Inhalten. Wenn dir der Punkt wichtig ist: Formular ausfüllen, dann musst du die Unterschiede nicht auslegen.

Wie lange werden Daten aufbewahrt?

Laut Zapier (Stand der Seite: 17. April 2026) bleiben die Inhalte, die durch deine Zaps laufen:

7 Tage in Protokollen
29 bis 69 Tage in deinem Konto, weil Zapier am ersten Montag jedes Monats alles löscht, was älter ist als der Vormonat
bis zu 4 Monate in Sicherungen

Eine kürzere Frist im Konto lässt sich laut Zapier nur in den Tarifen „Company“ oder Enterprise einstellen. Die Preisseite führt die Funktion beim Tarif Enterprise. Daten aus Testläufen bleiben, bis du den Zap löschst.

Was gilt beim geschäftlichen Einsatz?

Auftragsverarbeitung: Zapier stellt eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV, englisch DPA) mit Standardvertragsklauseln bereit und beschreibt sie als Teil des Vertrags. Eine eigene Vorlage deines Unternehmens unterschreibt Zapier nach eigener Angabe nicht.

Datentransfer in die USA: Zapier ist nach eigener Angabe unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Das ist das Abkommen, auf das sich Datenübermittlungen in die USA derzeit stützen können. Zum Stand des Abkommens steht mehr im Eintrag zu n8n.

Prüfberichte: Zapier nennt SOC 2 Typ II und SOC 3, jährlich von einer unabhängigen Stelle geprüft. Den SOC-2-Bericht gibt es nur gegen Vertraulichkeitsvereinbarung.

Kein pauschales Urteil: Ein US-Anbieter mit Speicherung in den USA ist nicht automatisch unzulässig, und ein EU-Rechenzentrum ist kein Freibrief. Der Firmensitz sagt außerdem nicht, wo alle Daten liegen. Entscheidend ist dein konkreter Ablauf: welche Daten, an welche Dienste, auf welcher Rechtsgrundlage. Bei personenbezogenen Daten von Kunden lohnt sich die Prüfung vor dem ersten Zap.

Meine Einschätzung

Ich habe mit Zapier ein, zwei Dinge ausprobiert und damit herumgespielt. Dauerhaft im Einsatz habe ich es nicht. Was folgt, ist ein erster Eindruck, kein Erfahrungsbericht.

Vom grundsätzlichen Zweck her ist Zapier für mich sehr ähnlich wie Make. Zapier hat auf mich einen etwas professionelleren Eindruck gemacht, und die Arbeit damit hat mir mehr Spaß gemacht. Das ist mein Eindruck von der Bedienung. Über die Technik dahinter sagt er nichts.

Die konkreten Vor- und Nachteile gegenüber Make kannte ich vor diesem Eintrag nicht. Was die Recherche dazu ergeben hat, steht im Vergleich. Aus eigener Nutzung kann ich es nicht bestätigen.

Bei Workflow-Automatisierung bleibt n8n für mich das Tool der Wahl. Der Grund ist der Wunsch nach eigenem Betrieb und mehr Kontrolle. Das ist eine Vorliebe und passt nicht zu jeder Situation: Wer keinen Server pflegen will, ist mit einem gehosteten Dienst besser bedient.

Quellen

Alle Seiten abgerufen am 11. Oktober 2026, sofern nicht anders angegeben.

Bildnachweis: Das Cover zeigt das unveränderte Website-Icon von Zapier (zapier.com/favicon.ico). Die Produktabbildung stammt von der Startseite von Zapier und ist verkleinert, sonst unverändert. Sie zeigt ein Beispiel des Herstellers, nicht meinen Arbeitsbereich. Zapier ist eine Marke der Zapier, Inc.

Zapier: Apps verbinden, ohne selbst etwas zu betreiben