KI-System pflegen: Warum es nicht automatisch geht und was bei mir funktioniert
Erik Weber · · 7 Min. Lesezeit
Ich habe 246 Ideen gesammelt und mich wochenlang davor gedrückt, sie anzuschauen. Es gibt Dateien, die öffnet man nur, wenn man muss. Mein Ideenspeicher war so eine.
Ich wollte mein KI-System pflegen, ohne selbst viel Zeit dafür aufzuwenden. Das hat nicht funktioniert. Hier zeige ich, wie mein System aufgebaut ist, warum ich regelmäßig selbst hinschaue und wie ich meine Ideen mit einer kleinen Karteikarten-Seite sortiere.
Mein KI-System in Kürze
Mein KI-System ist ein Ordner, den ich mit der KI teile. Ich nenne ihn den Goldordner. Ich und die KI arbeiten in derselben Struktur.
Ganz oben liegen wenige Dateien, die die KI zu Beginn jeder Aufgabe liest. Sie erklären ihre Rolle, die Arbeitsregeln, den Aufbau des Ordners, die Navigation und mein Profil.
Darunter ist der Ordner nach Zweck sortiert:
- Eingang (inbox): Material, das ich der KI hinlege. Sie liest es nur.
- Ergebnisse (output): Hier legt die KI neue Arbeitsergebnisse ab.
- Bereiche: dauerhafte Verantwortung, nämlich Marketing, Akquise, Strategie, Administration und Delivery
- Projekte: Vorhaben mit einem konkreten, abschließbaren Ergebnis, für Kunden oder intern
- Ressourcen: Wissen und Vorlagen zur Wiederverwendung
- Archiv: Abgeschlossenes und Historisches
- System: Skills (Anleitungen für die KI), Verlauf und technische Hilfsmittel
Im Bereich Strategie liegt mein Ideenspeicher, eine einzelne Datei. In ihrer Arbeitsregel steht: Ein Eintrag erzeugt keine Verpflichtung und ist keine Aufgabe. Eine Idee ist erst einmal nur eine Idee.
Warum sich ein KI-System nicht automatisch pflegen lässt
Ich habe sehr viel Output. Ideen, Notizen und Entwürfe entstehen schneller, als ich sie sortiere. Ein Teil der Ideen landete automatisch im Ideenspeicher. Das habe ich inzwischen abgestellt.
Der Grund: Ich kann nicht jedes Arbeitsergebnis einfach ins System füttern und erwarten, dass die KI immer genau das Richtige herauszieht und es an die richtige Stelle legt. Mein Fazit für den Moment: Pflege läuft nicht automatisch. Am effizientesten ist es aktuell, sie manuell zu steuern.
Dazu kam der Faktor Lust. Eine Datei mit 246 unstrukturierten Ideen von oben nach unten zu lesen, hatte ich keine. Und die Sorge, dass noch mehr dazukommt, wurde nicht kleiner.
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Ideen sortieren mit einer Karteikarten-Seite
Mein Ausweg war eine kleine HTML-Seite. Eine KI hat sie für mich gebaut, ich habe sie nicht selbst programmiert.
Die KI liest den Ideenspeicher und bereitet jede Idee als Karte vor. Die Daten stecken in der Seite selbst. Sie läuft offline im Browser und verändert keine Dateien.
Auf jeder Karte steht:
- die Idee als Titel
- eine kurze Zusammenfassung
- eine Empfehlung mit Begründung, entweder Behalten oder Archivieren
Ich entscheide mit einem Klick: Behalten, Archivieren oder Unsicher. Unsicher ist allein meine Entscheidung, die KI empfiehlt es nie. Danach springt die Seite zur nächsten Karte. Mit Zurück korrigiere ich mich.
Viele Ideen konnte ich sofort archivieren. Nur bei sehr wenigen musste ich kurz überlegen. Das waren etwa 5 Sekunden pro Idee, bei 246 Ideen rechnerisch rund 20 Minuten.
Das Ergebnis: 32 Ideen habe ich behalten, 214 archiviert.
Was nach dem Klick passiert
Die Seite ändert nichts. Erst wenn ich meine Entscheidungen als JSON-Datei exportiere und der KI übergebe, wird umgesetzt.
Vorher prüft die KI den Export gegen den vorbereiteten Durchlauf, also IDs und Prüfsummen. Hat sich eine Quelle seit der Vorbereitung geändert, stellt sie den Eintrag zurück. Sie sichert vorab einen Snapshot, protokolliert jede Änderung und löscht nichts.
Archivierte Ideen verschwinden aus dem Ideenspeicher und bleiben mit ihrer Herkunft im Archiv. Ideen, die ich als Unsicher markiere, bleiben unverändert.
Die Empfehlung der KI ist nie eine Freigabe. Entschieden ist, was ich geklickt habe.
KI-System pflegen: Mein Rhythmus alle zwei Wochen
Ich mache den Review mindestens alle zwei Wochen. Als Sprint bezeichnet man in der agilen Arbeit einen festen Zeitraum, bei mir sind es zwei Wochen.
Den Termin nutze ich wie eine persönliche Review- und Planungsrunde: Ich schaue, was ich geschafft habe, und priorisiere Ideen.
Vielleicht baue ich dafür später eine zweite kleine Seite, mit der ich die übrig gebliebenen Ideen schärfe.
So überträgst du das auf dein System
Du brauchst drei Dinge: einen Ordner mit Textdateien, in dem deine Ideen stehen, eine KI mit Dateizugriff und eine einfache HTML-Seite. Die Schritte:
- Sammeln: Alle Ideen landen an einem Ort, ohne Priorität.
- Vorbereiten: Die KI macht aus jeder Idee eine Karte mit Zusammenfassung und Empfehlung.
- Entscheiden: Du klickst durch: Behalten, Archivieren oder Unsicher.
- Umsetzen und prüfen: Die KI setzt den Export um, sichert vorher und protokolliert.
Lässt du die Seite von einer KI bauen, gib ihr diese Vorgaben mit:
- nur drei Entscheidungen, ein Klick pro Karte, danach automatisch die nächste Karte
- eine Empfehlung der KI, die nie als Freigabe gilt
- ein Zurück-Button
- eine einzelne HTML-Datei, die offline läuft und selbst keine Dateien verändert
- Export der Entscheidungen als JSON
Wie du Wissen für die KI vorbereitest, habe ich in einem eigenen Artikel beschrieben: Wissen für KI aufbereiten.
Häufige Fehler beim KI-System pflegen
- Ideen automatisch einspeisen und nie prüfen: Der Speicher wächst weiter und wird unübersichtlich.
- Die Empfehlung ungeprüft übernehmen: Sie ist ein Vorschlag, keine Entscheidung.
- Ohne Sicherung umsetzen: Lass die KI vor jeder Änderung einen Snapshot anlegen.
- Zu lange warten: Bei mir waren es mehrere Wochen und am Ende 246 Karten.
Weiterführende Artikel
FAQ
Kann ich ein KI-System komplett automatisch pflegen?
Bei mir funktioniert das aktuell nicht. Ich kann nicht erwarten, dass die KI aus jedem Arbeitsergebnis immer das Richtige herauszieht und an die richtige Stelle legt. Deshalb steuere ich die Pflege manuell.
Wie oft sollte ich Ideen sortieren?
Ich mache es mindestens alle zwei Wochen. Je länger du wartest, desto mehr Karten sammeln sich an.
Brauche ich Programmierkenntnisse für die Karteikarten-Seite?
Nein. Ich habe die Seite von einer KI bauen lassen und nicht selbst programmiert.
Was passiert mit archivierten Ideen?
Sie verschwinden aus dem Ideenspeicher und bleiben mit Herkunft und Entscheidung im Archiv erhalten.
Fazit
Ein KI-System pflegen heißt für mich: regelmäßig entscheiden, was bleibt. Die KI bereitet vor und setzt um, ich entscheide per Klick.
Mit der Karteikarten-Seite brauche ich etwa 5 Sekunden pro Idee. Dein nächster Schritt: Schau in deinen Ideenspeicher und überlege, wie viele Karten dort schon warten.
Autor: Erik Weber